В этом году были внесены глобальные изменения в порядок заполнения трудовых книжек и введен в действие приказ Министерства труда № 320н от 19.05.2021 года. В ходе изучения приказа нам пришлось заострить своё внимание на обновлённом порядке оформления записей в трудовых книжках. Таким образом, все правила, по которым мы ранее могли заполнять трудовую книжку, были отменены.
В результате чего, все в недоумении и растерянности ищут информацию о том, в какую сторону были направлены изменения. Новейшие требования по оформлению записей в трудовых книжках вступили в действие с этого года и должны продолжать работать ещё как минимум 5 лет. Хотим отметить, нововведения предоставлялись на обсуждение широкому кругу людей в начале года, а уже в марте они были изменены.
Новейший приказ, который приняли, отличается от ранее предложенного приказа. Так, в данной статье, мы проведём краткий экскурс нововведений, зарегистрированные в Минюсте. Думаю, представленная нами сводка новостей станет полезна многим кадровикам.
Раскроем вам небольшой секрет о том, как изменилась внешняя и внутренняя оболочка трудовой книжки и вкладыша. Изучив все данные, мы пришли к выводу, что всё же есть определённые изменения. Например, изменилось количество разворотов, которые отводятся для записей о работе, а также о значимых наградах в тот или иной период времени.
Думаю, что данное изменение не будет существенным для кадровика, а тем более владельца трудовой. Данные изменения не запрещают нам воспользоваться старыми образцами трудовых книжек и вкладышей, несмотря на то, что появились новые.
Министерство труда ранее вносили разъяснения о новейшем порядке внесения записей в трудовую книжку, но такой информации сейчас не предоставляется. Приказ начал действовать с этого года.
Хранить трудовые книжки и заносить в них запись, должен кадровик на сотрудника, отработавшего больше 5 дней.
Эти данные для нас и вовсе не считаются открытием, мы пользовались ими и раньше.
Министерство труда предложило отменить пятидневный срок, но заполнить трудовую книжку необходимо на всех отработавших один рабочий день. К сведению, данное изменение не внесли в приказ.
Также в новом документе мы не нашли сведений об оформлении записей о работниках, которые первый раз устроились на работу, необязательно вносить при нём. Хотелось бы также обратить ваше внимание на введение электронных трудовых книжек. Было решено, что для людей, которые впервые начинают свою трудовую карьеру, вовсе не нужно заводить трудовую на бумажной основе.
По данным открытых источников мы выяснили, что с нового года записи в трудовые книжки можно будет заносить не только ручкой.
Исходя из новых, правил все данные возможно заносить с применением техники нанесения красителей на нужный нам лист.
Занесение записей в трудовую книжку сотрудника, который работает дистанционно, будут вноситься исключительно по добровольному согласию.
По данным новых правил, информация о таком сотруднике и все данные записываются работодателем в трудовую книжку, но только тогда, когда сотрудник её предоставил. Данный сотрудник имеет право отправить свой документ с почты.
Все виды записей в трудовых должны вноситься в срок до пяти рабочих дней. До этого на внесение данных предоставлялась неделя, а сейчас говориться о сроке пяти рабочих дней.
Правильный порядок занесения записей о переводе, ставших постоянными, должны выглядеть следующим образом:
- во втором столбце нужно отражать дату о начале выполнения сотрудником своих должностных обязанностей;
- в четвёртом столбце, нужно указывать «Приказ от 10.11.2020 №1», в результате чего сотрудника перевели на постоянное место.
Расскажем ещё об одном правиле.
Внести запись о совместительстве имеет право инспектор кадровой службы по основному месту работы. Например, сотруднику нужно срочно сделать запись о совместительстве, где он давно не ведёт трудовую деятельность, тогда за документами, подтверждающими данный факт, он имеет право обратиться к руководителю, в чьей компании он до этого работал по совместительству.
Такие записи необходимо вносить или в правильном хронологическом порядке, или блоками в каждой последующей компании.
Небольшие поправки есть и в правилах исправления записей.
В трудовых книжках есть всем известные разделы, в которых содержатся сведения о работе и наградах. Такие записи нельзя зачёркивать. Это мы знали и раньше. Но есть ещё небольшое дополнение, стоит обратить внимание.
Если в записях о принятии на работу или увольнении, перемещении или переводе на постоянную работу присутствует признание нарушения закона при увольнении, то такие записи признаются недействительными.
Изменится и порядок внесения записи об увольнении по собственной инициативе сотрудника.
В нововведенных правилах оформления трудовой книжки говориться, что при увольнении сотрудника теперь необходимо указывать не только номер статьи и ее пункт, как писали ранее, но и ее часть.
В поправках говориться, что теперь не должно возникать разногласий у кадровиков по поводу занесения определённых формулировок об увольнении.
По полученным нами данным мы сделали вывод о том, что все же записи в трудовые книжки необходимо заносить исходя из формулировок Трудового Кодекса. Так же считается правильной конкретная формулировка об увольнении, которая прописывается в приказе в базе 1С.
Многие кадровики так остались в недоумении, о правильности занесения записей в трудовую книжку, потому что в новейших правилах совсем убрали пример оформления записей. С данным пунктом не все могут согласиться, так как одно дело читать правило, а другое дело смотреть на наглядный пример оформления.
Оформляя записи об увольнении при помощи перевода, нужно обязательно указать название компании или индивидуального предпринимателя, где будет работать сотрудник.
Расширен перечень заслуг сотрудника необходимых для занесения в трудовую книжку. В этот список входят:
- награды от президента РФ и правительства нашей страны;
- награды от органов власти региона и федерации;
- награды от органа местной власти;
- награды от профсоюзных объединений.
Ход занесения записей во вкладыш тоже уточнили. Когда выдают вкладыш, в основную трудовую книжку делают запись серии и номера. Иногда в основной трудовой нет возможности поместить запись о заполнении вкладыша, тогда нужно реквизиты трудовой разместить на титульном листе вкладыша.
Произвольной формы становится книга по учёту трудовых книжек. Теперь сургуч применять не будут. Журнал учёта бланков, в трудовых книжках, все же вести придётся. Владелец компании сам имеет право придумать форму этой книги. Данные книги нужно сшить, проставить номера, заверить подписью и печатью владельца компании, если таковая имеется.
На данный момент при оформлении записи в трудовые книжки необходимо в обязательном порядке ознакомить сотрудника под подпись. В случае ухода сотрудник обязан расписаться в журнале по учёту трудовых книжек и вкладышей к ним, а так же в журнале их движения. Исходя, из новых данных эти нормы исключены.
Теперь, нет требования, удостоверять все записи личной подписью сотрудника, которые были сделаны в трудовую книжку за весь период трудовой деятельности сотрудника.