Простым языком о бухгалтерии и налогах

Правила делового этикета, что это такое и зачем оно нужно?

Сейчас 21 век, многие бизнесмены такие же люди как и мы, и не против поносить модные джинсы с дырками, одеть какую нибудь модную футболку, в переписках свободное общение, но это принято только в дружеских кругах. Бизнесмены ведут диалоги с чиновниками, людьми старшего поколения, инвесторами, деловыми партнерами, а то и вовсе иностранцами и такое поведение для них чуждо.
Деловой этикет – это правила и нормы, принятые в деловой сфере, которые регулируют процедуру встреч, подписи бумаг, официальную переписку и проведение мероприятий.
Для чего нужны правила делового этикета?
  1. Произвести положительное впечатление перед сотрудниками или партнерами;
  2. Быть образцом для своих сотрудников;
  3. Для своего кругозора.
  4. Первое на что обращают внимание, и как говорят «встречают по одежке» это внешний вид.
Со своими друзьями вы можете встречаться в чем угодно, но будьте любезны в офисе соблюдать дресс-код. Иначе о вас сложится не самое приятное представление. Люди старшего возраста могут подумать, что вы легкомысленны. Чем важней встреча, тем жестче необходимо придерживаться дресс-кода.
Нормы дресс-кода:
  • У мужского пола это строгий костюм либо рубашка с брюками. Женщины носят деловые костюмы, платье, юбки или блузы, но чтобы вид сохранял обязательно деловой этикет. Носить мини-юбки или вещи с глубоким вырезом, запрещено, никакого намека на открытость не должно быть.
  • Снизить к минимуму количество украшений. Для мужчин ношение часов и запонок является нормой , для женщин кольцо и серьги, либо колье.
  • Уход за чистотой волос и их ухоженностью
  • Наличие маникюра, руки ухожены.
  • Чистая обувь.
  • При наличии татуировок постараться их скрыть, пирсинг с лица снять.
  1. Мимика, жесты и движение.
  2. Прямая спина, нескованные движения.
  3. Если смотрите в глаза, то взгляд должен быть уверенным.
  4.  Выражение лица всегда сдержанное, сдерживайте себя при ярости и безмерного счастья.
  5. Что касается прикосновений то только рукопожатие. Запрещены обнимания, поцелуи, и длительное рукопожатие.
Если вы замечаете в себе признаки стресса, суету, слишком буйные эмоции, то постарайтесь их в себе перебороть. Потренируйтесь дома перед зеркалом или близким человеком. Многие бизнесмены знакомы с языком тела и очень быстро вас раскусят.
  1. Порядок на рабочем месте.
Порядок поможет сосредоточиться, сэкономит ваше время, значительно увеличит результативность и может многое рассказать о вас, как о личности.
Несколько правил:
  • Спрячьте все, что не относится к рабочему инвентарю.
  • Все документы уберите в специально отведенные для этого боксы (можно их подписать).
  • Каждый ящик применяйте для 1 вида вещей.
  • Не стоит держать на столе семейное фотографии, награды, статуэтки, выберите что-то одно.
  1. Телефонные переговоры.
Значительную часть времени мы общаемся с помощью телефона (звонки, социальные сети). По статистике почти 20% людей воспринимают информацию устную, из общения. Общаясь по телефону, мы не видим собеседника, по этой причине при данном формате разговора в особенности немаловажно, то, что непосредственно говорится.
Несколько советов:
  • Соберите информацию о собеседнике.
  • Если вам не отвечают, не названивать. Человек увидит пропущенный и перезвонит. Если же вам не перезвонили через длительное время, можете повторно позвонить.
  • ⎯     Схема звонка: поздоровайтесь – представьтесь – назовите фирму – уточните, удобно ли с вами на данный момент общаться – назовите цель звонка – обсуждение – выразите благодарность за уделенное вам время – проститься. 
  • Длительность разговора не более 5 минут.
  • Улыбайтесь при общении, ваш собеседник услышит ваш настрой.
  • Если вам позвонили в не самый подходящий момент, сообщите что вы перезвоните и запишите себе эту информацию, чтобы не забыть.
  • Не стоит заниматься сторонними делами, так как ваш собеседник может услышать посторонние шумы.
  • Если к вашему звонку должен присоединиться третий человек, и вы включаете на громкую связь, необходимо предупредить об этом.
  • Рядом держите с собой блокнот/лист и ручку для записи. Так вам не придется тратить время на поиски, и вы сможете записать всю необходимую информацию.
  • Если связь прервалась, перезвоните.
  1. Переписка.
Несколько правил:
  • При отправлении письма в шапке необходимо указать название компании, должность, указание контактного номера для обратной связи.
  • Обращение на «Вы».
  • Писать на понятном языке, без жаргона, непонятных собеседнику слов.
  • Обязательно указывайте тему письма, так его быстрее найдут и точно прочитают.
  • Обращайтесь к собеседнику по имени или имя и отчество.
  • Писать без орфографических ошибок.
  • Не пишите важную информацию в письме или сообщениях, это могут увидеть другие лица. 
  1. Общение с подчиненными и начальством.
Рекомендации:
  • Не делитесь с коллегами важной информацией, ведь они в будущем могут работать на конкурентов и рассказать всю информацию.
  • Не сплетничайте, когда обсуждаете вы, знайте, что вы тоже можете оказаться под ударом.
  • Не повышайте голос, будьте спокойным.
  • Подчиненные имеют возможность высказать свое мнение на ваше указание, если видят что его можно улучшить.
  • При делегировании задачи, следите за каждым этапом работы.
  • Давайте четкие указания.
  • Наедине вы можете высказать свое недовольство насчет работы сотрудника. А вот похвалить лучше прилюдно.
  • Помогайте новым сотрудникам.
  • На работе лучше не заводить романов, ссор и интриг.
  1. Переговоры.
Заранее договоритесь о встрече, лучше назначить ее утром на нейтральной территории.
Фиксируйте у себя этапы, которые уже озвучили. Фиксируйте и делайте анализ пройденных переговоров. В случае длительных бесед сделайте перерыв на обед или перекус.
Несколько рекомендаций:
  • Будьте пунктуальным.
  • Если задерживаетесь, то необходимо позвонить и предупредить.
  • В начале разговора можно поговорить на свободную тему, а затем перейти к делу.
  • Не перебивайте, выслушивайте собеседника до конца.
  • Не отвлекайтесь на телефон, лучше убрать его во время встречи.
Такие правила делового этикета помогут вам проще вести коммуникацию.