На сегодняшний день почти не осталось сферы предпринимательской деятельности, которая могла бы работать без использования онлайн кассы.
Процесс перехода начался еще в 2016 году и с каждым годом наращивал темпы, охватывая все больше сфер деятельности. Сейчас перечень тех, кто может работать без кассы очень узкий, и перечислен в ст.2 54-ФЗ.
Давайте разберемся, что же это такое и как ее правильно выбрать.
Онлайн кассы были введены, чтобы сделать процесс предоставления услуг и продажи товаров более прозрачным для потребителей и контролирующих органов. От касс старого образца они отличаются наличием маленького чипа – фискального накопителя. В него записывается вся информация о выданных чеках.
Данная информация через оператора фискальных данных (с ним дополнительно необходимо заключить договор на обслуживание) передается в налоговый орган. В зависимости от вида кассы и вида предпринимательской деятельности фискальный накопитель может быть установлен на 15 или 36 месяцев, его объема памяти хватает примерно на 240 тысяч чеков.
По истечении срока работы или наполненности производится замена накопителя. Использованные фискальные накопители необходимо хранить в течение пяти лет после использования.
Новые чеки имеют большой объем информации и их принципиальное отличие – наличие QR-кода. Внутри него заключена вся информация об операции – номер чека, вид, признак, данные о смене, режим налогообложения продавца, данные о маркировке и т.д. После сканирования данный код через специальную программу, покупатель, может получить электронный чек.
Примерный алгоритм работы касс следующий:
1) Когда кассир открывает смену, формируется отчет, который отправляется оператору данных.
2) Все чеки также пересылаются специальному оператору данных. После этого они направляются в ФНС и «Честный ЗНАК» (при наличии маркировки).
3) Касса от оператора в ответ «подтверждает», что чек поступил и принят. Если чек не поступил оператору (например, при сбое интернет - связи), касса «сообщает» об этом и пробует отправить данные повторно.
4) По запросу покупателя электронный формат чека может быть выслан на e-mail или в виде SMS-сообщения на телефон.
5) Когда смена закрывается, онлайн касса формирует и печатает отчет, в котором отображаются все полученные и неполученные оператором данных чеки. Копия отчета также отправляется в электронном формате оператору данных.
На текущий момент существует большое количество моделей онлайн касс. Такое разнообразие может привести в замешательство и усложнить выбор. Разделив кассовую технику на основные подвиды, и определив, по некоторым критериям, какой вид подходит вашей сфере деятельности, можно сузить и упростить поиск необходимого аппарата.
Выделяют следующие основные виды онлайн касс:
1) Фискальный регистратор – аппарат, похожий на коробочку небольшого размера. В ней находится механизм для печати и накопитель данных. Чтобы он работал, необходим компьютер со специальным программным обеспечением. Данный аппарат подходит для любой торговой точки, где есть электричество и компьютер. Эта система позволяет оптимально настроить работу с кассой: подсоединять различные устройства и использовать на компьютере любые учетные программы.
2) Автономные кассы – один из самых простых видов касс, имеет кнопки и маленький экран. Они могут работать от аккумулятора или проводной сети, отправлять данные через Wi-Fi или sim-карту. Этот вид больше подходит для небольшого бизнеса, у которого совсем немного номенклатурных позиций, так как они не дают возможности списать товар напрямую в учетной программе. У данных касс имеются сложности при подключении банковских терминалов (эквайринг) и другого оборудования. К тому же через такие кассы маркированный товар можно продать, но для того, чтобы его принять придется все равно устанавливать отдельное место с компьютером и сканером.
3) Мобильные кассы – аппарат, работающий без сети на аккумуляторе и отправляющий данные через Wi-Fi или sim-карту. Он также имеет печатающий механизм для выдачи чеков. Этот вид отлично подходит для службы доставки и выездной торговли.
4) Смарт терминалы – выглядят как планшет с сенсорным экраном и встроенным печатным механизмом. Кассовая программа и накопитель находятся внутри терминала. Но доступ к управлению товаром и продажами находится на уделенном «облаке» и доступен с телефона, планшета, компьютера. Такие терминалы работают на OS Android, к ним легко подключить любые другие устройства: сканеры, банковские терминалы, ящики для денег и другое подобное оборудование. К существенным недостаткам данных касс можно отнести среднюю пропускную способность покупателей.
5) С интегрированной банковской частью – касса с встроенным "эквайринг ом" (возможность принимать оплату картой). Этот вид подходит для службы доставки и нестационарной торговли. Минусом такой кассы является то, что если банковская часть аппарата выходит из строя, то перестает работать все устройство.
6) Облачные кассы – когда несколько торговых точек обслуживает одна касса, находящаяся в специальном центре обработки. Такую кассу арендуют и пользуются как онлайн-сервисом или подключают к платежной системе своего сайта. Такой вариант подходит для онлайн магазинов, таксистов, вендинговых аппаратов, управляющих компаний и т.д.
Согласно 54-ФЗ использовать можно только те онлайн кассы, которые входят в специальный реестр Федеральной налоговой службы. Информация в данном списке позволит Вам понять, можно ли использовать кассу данного производителя, какие форматы поддерживает выбранная Вами модель, есть ли у нее определенная специфика. За нарушения или неиспользование кассы для предпринимателей и организаций законодательно предусмотрены штрафы.
Что нужно учитывать при выборе?
1) Место расчетов (чтобы, понимать можете ли вы использовать, например, облачную кассу)
2) Автоматизация бизнеса (хотите ли Вы просто выбивать чеки на проданные товары, оказанные услуги или необходимо еще и анализировать ассортимент и работу сотрудников, отслеживать и контролировать номенклатурные группы, принимать и отправлять данные о промаркированном товаре)
3) Необходимость периферийных устройств: подключение сканера кодов, торговых весов, денежного ящика, эквайринга или дополнительного устройства и другого прочего оборудования.
4) Размер кассы (для маленькой точки в торговом центре или большого павильона)5) Ширина чековой ленты (широкая лента дороже узкой, но в ней умещается больше символов, что влияет на скорость расходования)
5) Температура в помещении (морозостойкими являются автономные онлайн кассы, выдерживающие температуру до -10C)
6) Маркировка (не все кассы поддерживают приемку промаркированного товара)7) Аккумулятор (развозная (курьерская) или рыночная торговля, обычно, не предусматривает подключение к электросети и требует автономного питания)
8) Нагрузка (проходимость) торговой точки (для большого потока покупателей необходимы компьютерные мощности).
Касса — это важный шаг к правильному построению бизнес-процессов. Верное кассовое решение дает возможность контролировать движение товара и работу персонала.
Хотим обратить Ваше внимание, что с февраля 2022 г. все организации и предприниматели, которые осуществляют торговлю товарами, подлежащими маркировке, должны были перейти на обновленную версию ФФД 1.2. Отсрочка была предоставлена тем предпринимателям, онлайн кассы которых не поддерживали данные обновления или находились на проверке тестового обновления.
Также с марта 2022 года изменилось заявление на регистрацию (а также перерегистрацию) кассовой техники. В частности, в этой форме теперь необходимо указывать, будете ли Вы использовать онлайн кассу для продажи промаркированного товара: в раздел 2 заявления добавили строку 120.